| |
|
|
Case Study
Tendo iniciado a sua actividade de representação de marcas, importação e distribuição de bens de consumo em 1999, a Oxbow é actualmente uma das maiores empresas angolanas de distribuição. Representa, em regime de exclusividade, muitas das marcas que actuam neste mercado africano, garantindo também o suporte a mais de 400 pontos de venda. Enfrentando dificuldades de comunicação provocadas pela existência de instalações dispersas geograficamente, a organização procurava um sistema de gestão que respondesse às suas necessidades de acesso e partilha de informação entre a sede, o armazém e a filial. Foi na solução PRIMAVERA Executive que encontrou resposta às suas necessidades, tendo registado “melhorias imediatas após a implementação”.
As Necessidades
A funcionar com base num modelo de negócio que se divide por áreas distintas e dispersas geograficamente, a Oxbow centraliza grande parte da sua actividade administrativa na sede da organização, localizada na capital angolana, estando a central de compras concentrada no ponto de venda, em Mulemba, que depois faz a distribuição de stocks entre as regiões de Mulemba e o Lobito, onde se encontra a filial da organização.
Esta complexidade logística trazia à organização sérias dificuldades de acesso, em tempo útil, à informação de negócio indispensável à tomada de decisão. Face a estas dificuldades, a empresa procurava no mercado uma solução de gestão que permitisse um controlo eficiente de encomendas e de stocks, a partilha de informação entre as diferentes valências, um maior controlo dos processos já existentes e a implementação de novos processos capazes de induzir dinâmicas de competitividade e de aumento da produtividade na organização.
“No fundo procurávamos uma solução que nos permitisse gerir adequadamente a actividade comercial, logística e financeira da empresa, permitindo uma rápida resposta do sistema de consulta de dados, a emissão de mapas de análise e a criação de mecanismos de controlo”, sublinha o director administrativo e financeiro, José Ribeiro.
Escolha do Fornecedor
A presença directa da PRIMAVERA em território angolano foi um factor decisivo na escolha do fornecedor da solução de gestão a implementar na Oxbow. José Ribeiro lembra que essa proximidade trouxe algum conforto no momento da tomada de decisão porque “já conhecia a solução, que respondia às necessidades de criação de um sistema integrado que facilitasse a disponibilidade da informação e a criação de mecanismos de controlo, e essa proximidade revelou-se fundamental para que existissem garantias de um suporte e acompanhamento mais rápido e directo”.
A Implementação
Depois de um período de análise e levantamento das necessidades concretas da Oxbow, nomeadamente no que respeita à necessidade de integração das diferentes valências da organização, os consultores da PRIMAVERA fizeram a implementação da solução PRIMAVERA EXECUTIVE com os módulos Financeiro, Logística, Recursos Humanos, Enterprise Relation Management e Tecnologias de Integração. Depois de implementada a solução, foi integrada a Gestão de Filiais de modo a permitir um rápido fluxo da informação entre todas as valências da organização, facilitando o acesso a informação determinante para a tomada de decisão. A implementação deste sistema de gestão permitiu que toda a actividade administrativa e de gestão de Recursos Humanos da organização se centrasse na sede, sendo possível a consulta actualizada da informação quer no armazém quer na filial, tornando possível uma gestão mais eficaz de stocks.
Este foi um processo simples e rápido com reflexos imediatos na organização. Eduardo Trigo, consultor da PRIMAVERA que integrou a equipa de implementação na Oxbow, assinala “ foi um projecto que correu muito bem, fizemos a implementação dentro dos prazos previstos e foram visíveis de imediato mais-valias para o cliente, especificamente em resultado da implementação da gestão de filiais. Esta aplicação permitiu-lhes aceder rapidamente à informação, já que até então existiam diferenças semanais em relação à informação recebida. Houve, de facto, ganhos na gestão da informação, na gestão de stocks, na gestão de tesouraria e maior agilidade na gestão de encomendas.”
Benefícios do ERP PRIMAVERA
“A integração de toda a actividade e informação, utilizando o módulo de Gestão de Filiais que replica as bases de dados das filiais Mulemba e Lobito na sede, permitiu a rápida disponibilização da informação e maior assertividade na tomada de decisões na gestão de stocks. Esta solução, adicionada já com o ERP em funcionamento, permitiu o aumento significativo da rotação de stocks através da eliminação de artigos de baixa rotação; assim como um acompanhamento mais regular da filial do Lobito”, indica José Ribeiro.
O responsável acrescenta que “a disponibilidade da informação e a possibilidade de consulta rápida e fiável dessa informação levou a melhorias significativas também no aumento do controlo de crédito a clientes e um melhor acompanhamento de encomendas a fornecedores. A facilidade de criação de listas e de exportação para outros formatos trouxe a utilizadores mais experientes a possibilidade de trabalharem a informação de acordo com as suas necessidades, criando análises à sua medida, bem como a integração directa na contabilidade de movimentos de vendas, compras, tesouraria e recursos humanos. Esta integração teve resultados imediatos ao nível da redução de carga de trabalho e erro humano”.
Presente no mercado angolano desde 1993, a Oxbow integra um grupo de três empresas que neste momento conta com cerca de 400 colaboradores. A entrada no mercado da distribuição deu-se em 1999 com actividades de representação de marcas, importação e distribuição de bens de consumo. Actualmente a Oxbow representa 16 marcas, a maioria delas em regime de exclusividade para o mercado angolano, sendo também responsável pelo suporte a mais de 400 pontos de venda no país. Neste momento a organização tem em curso um projecto de construção de um moderno centro logístico em Viana, Luanda, para fazer face ao aumento esperado das operações.
|
|
|
Empresa
Oxbow
Sector
Comércio Geral e Representações
Objectivos do Projecto
- Centralizar a informação referente às diferentes estruturas da empresa
- Optimizar a gestão de stocks
- Melhorar o controlo de crédito a clientes e o acompanhamento de encomendas a fornecedores
Produto
PRIMAVERA Executive
Financeira
Logística
Recursos Humanos
Enterprise Relation Management
Tecnologias de Integração
Outros dados
Representa 16 marcas, muitas delas em regime de exclusividade
Nº de colaboradores - 400
|
“A disponibilidade da
informação e a possibilidade
de consulta rápida e fiável
dessa informação levou a
melhorias significativas
também no aumento do
controlo de crédito a
clientes e um melhor
acompanhamento de
encomendas a
fornecedores".
“A integração de
toda a actividade
e informação (...)
permitiu a rápida
disponibilização
da informação e maior
assertividade na tomada
de decisões na
gestão de stocks".
|
|